こんにちは。N2i の広報担当です。
コロナ禍で、最初の緊急事態宣言が発令されてから1年以上が過ぎました。
キーマンズネットが2020年夏に実施した調査によると、ビジネスでチャットツールを導入している企業は半数強の54.3%になったそうです。
コミュニケーションがテキストに依存する場合、書き手が意図しない読み間違いが発生してしまうことがあります。こちら、ちょうど小学生の子供が学校から持ち帰った冊子に分かりやすい例がありました。
この場合、たけくんは「移動手段」を聞いたわけですが、たけくん以外は、かずくんがどうして参加するのか（参加してほしくない）、という意味にとってしまったわけです。
仕事の際も、「あれ、これってどういう意味なんだろう？」とチャットの内容を改めて確認したり、帰ってきたコメントを見て、あわてて説明をし直したことはありませんか？
最近私が読んでいる『書くのがしんどい』（竹村俊助、PHP研究所）では、著者が次のように述べています。
わかりにくい文というのは、読者から時間を奪っているのと同じ
特にビジネスの場合は、チャット内容の意味や意図を確認する手戻りは防ぎたいですよね。
わかりやすい文章を書くために、あるいは、わかりにくい指示出しを防ぐために、N2i のメンバーはどんなところに気を付けているのか、社内で聞いてみました。
N2i のメンバーがわかりやすい文章を書くために気を付けていること
回答は、大きく分けると、次の4つに分類されました。
送信前に内容を確認する
- 声に出して違和感がないかどうか確かめる
- 送る前に必ず読み直して、文脈がおかしくないか確認する
- 受け取る側の気持ちになって読み返してみる
結論から書く
- PREP法*で考える
- 結論から記載する
*PREPは、結論（Point）→理由（Reason）→具体例（Example）→結論の順番で話を展開する方式です。
図や記号を使用する
- いっそのこと図で書く
- 箇条書きでまとめたり、矢印でステップがわかるようにする
その他
- 書きたいことを一旦手書きで書き出して整理する
- 5W1Hを意識して文章を書く
- 1度使った文字はその後も省略せずに書く。「送信するボタン」と書いたら「送信ボタン」や「通知ボタン」に置き換えたり省略したりせず、その後の文章内でもきちんと「送信するボタン」と書く。
先に紹介した本でも、結論から書くことが推奨されています。
また、「一文をなるべく短くする」こと、イメージしづらい熟語を「噛み砕いた表現に換えていく」こと、などがアドバイスされています。
チャットでのミスコミュニケーションを防ぐために、よかったら参考にしてください。
