今日はちょっと趣向を変えて。
仕事、家事、子育て、自分の趣味。ワーキングマザーである私は、毎日たくさんのタスクに追われています。私同様に、
1日が24時間じゃとても足りない！
時間内に仕事が終わらない！
と言った、悲鳴に近い声を上げている方もいらっしゃるかもしれません。
そこで今回は、時間内にタスクを終わらせられる確率を上げるための4ステップをご紹介します。
効率を上げるための4ステップ
ステップ1 タスクにかかる時間を計測・記録しよう
まずは現状を把握しましょう。タスクごとに作業時間を計測し、記録します。
タスクが時間内に終わらないのは、予想と現実が一致していないということ。
例えば、30分で待ち合わせ場所に着く計画を立てていたのに、1時間もかかってしまっては、相手を30分待たせてしまうことになります。
時間を予測して計画を立てるのに、予測が大きく違っていては時間内にタスクが終わるはずがありません。同じ作業の時間を何度か計測・記録して、予測時間と実際にかかる時間の誤差を減らしていくようにしましょう。
全ての作業を計測するのが理想ですが、あまり細かくしすぎるとストレスも大きくなるので、頻度の高いタスクから計測を始めるのがおすすめです。
ステップ2 計画を立てる
タスクにかかるおおよその時間を把握することができたら、計画を立ててみましょう。
他人に提示されたスケジュールであっても、締め切りまでにタスクが終わらないという予想を立てることができれば、上司に相談して事前に対策をとることが可能になります。
ステップ3 何もしない時間を作る
タスクにかかる時間を計測して計画しているのになぜ時間の余白を作る必要があるのでしょうか？
それは、多くの人が1日は24時間しかないのに28時間分の予定を詰め込んでしまうからです。
余白、つまり予備の時間を作ることで精神的にも余裕を得ることができますし、タスクのクオリティを上げることもできます。
ステップ4 実践する
こうして計画を立てることができたら、後は実行あるのみです。
このステップを踏んでも時間内にタスクが終わらない場合は、自分の予想が間違っているか、差し込みなど予想外の展開が起きているということでしょう。
残念ながら、予想外の展開をゼロにすることは不可能です。しかし、自分の予想時間が正確に近づけば近づくほど、ストレスが減り、時間の余裕を感じられるようになります。
まとめ
このステップは、PDCAに変わる概念「OODA（ウーダ）」に近いかもしれません。
OODAループとは、Observe（観察）、Orient（状況判断、方向づけ）、Decide（意思決定）、Act（行動）の頭文字をとったもの。
「みる」「わかる」「きめる」「うごく」という意味です。
私が子供を授かって初めて知ったのは、育児は恐ろしく時間のコントロールが困難であるということでした。
赤ちゃんを育てつつも、時間に制約のあるタスクをこなしていかなくてはなりません。
おむつのCMのような穏やかでキラキラした母親ライフへの幻想はあっという間に消え去り、現実はストレスの連続でした。
そのような生活の中、このままではいけないと危機感を感じ、家事にかかる時間の計測を始めました。自分でコントロールできるタスクにかかる時間の予想確度が上がるにつれ、1日にこなせるタスクも増え、生活に余裕も出るようになりました。
今では、これを仕事のタスク管理にも応用しています。
リモートでの仕事はプライベートとのメリハリをつけられず、ストレスの原因にもなります。プライベートも仕事も上手にタスクを管理して、ストレスの軽減につなげたいものです。
