食品メーカーで社会人生活をスタートした私。新人の頃、全体朝礼で「ホウレンソウをしっかり!」と上司に言われて、本気で「ほうれん草をしっかり食べる!」という意味だと勘違いしたのは黒歴史です。それからン10年を経て、今では「報連相(報告・連絡・相談)」の大切さを痛感しています。
しかし、若手と呼ばれる時期はとっくに通り過ぎても、報連相は実践しにくいもの、と未だに感じています。
この問題に対して「なるほど、こう考えればいいのか!」というアドバイスに出会ったので、今日はそのアドバイスを皆さんにもご紹介します。
なぜ相談しにくいのか?
友人や社内の仲間の声、インターネット上の声を探ってみると
質問をしたいけれど、上司は忙しそうで、声をかけるタイミングがつかめない。
という相談に関する声が多く、相手の状況を思いやる気持ちが報連相しにくい状況を生み出していることが少なくないようです。
それらの問題に対しては、次のようなアドバイスをよく見かけます。
- タイミングと声のかけ方を工夫しましょう
- 自分なりに考えてから質問をしにいきましょう
- 相手の都合を聞いてから質問しましょう
- 概要を先に伝えましょう
- メモをしっかりとって、同じことを二度三度と聞かないようにしましょう
- 上司は質問しやすい雰囲気を作りましょう
しかし、これらを実践するのが難しいから悩ましいです。
相談しにくいならこう考えてみよう
忙しそうなのに自分の質問に時間を割いてもらうのが申し訳ない
と考えるのは相手を思いやる優しい気持ちかもしれませんが、そもそもなぜ質問をする必要が発生しているのでしょうか?
恐らくその質問内容が解決しないと、お客様を待たせてしまったり、業務が滞ってしまったりするからですよね。
業務を滞りなくスムーズに進めるための質問であれば、相談を躊躇すること自体が業務の妨げとなり、結果としてビジネス全体に悪影響を及ぼしかねない自体も発生します。
過去には、ある化粧品メーカーで、コールセンターにはお客様から商品に対するクレームが入っていたのに、社内で情報が上手く伝わらず、大規模なリコールと訴訟に発展したこともありました。
「上司の都合」ではなく「業務のため・お客様のため」にはどう行動すべきかという考え方に変えることで、私は相談を躊躇する気持ちが少なくなりました。
まとめ
とはいえ、「お客様のため」という考え方を知っても、正直なところ忙しそうな相手に報連相をする時に躊躇する気持ちはゼロにはなりません。
また、突き詰めると「知らないと思われたくない」「無能と思われたくない」といった個人のプライドに関わる思いも心の中には潜んでます。
相手への愛なのか、プライドからなのか、躊躇という行動を起こす原因は不明ですが、私は自己解決できるように自主的に勉強したり、情報を整理しておいたり、メモを残したりしておく、という作業にも取り組んでいます。
報連相はゼロになることはありませんが、業務やお客様のためという視点を知ったことで、報連相、特に質問をする際に感じていた重い気持ちが以前より軽くなりました。
相談することにストレスを感じている方の参考になれば嬉しいです。