こんにちは。N2i の大西です。
先日、僕が担当していた社内会議に関するデータが丸ごとなくなってしまうという涙なしには語れない事件が起きました。
N2i では、グループウェアにGoogle Workspace（旧称 G Suite）を利用しており、作成した文書や関連資料などは全てGoogle ドライブ（以下 ドライブ）に保存することになっています。ある朝、会議の準備をしようとドライブにアクセスすると、無情にも
「リクエストしたファイルは削除されています」
というメッセージが表示されました。
このファイルに保存されていたのは、社内で開催された勉強会を撮影した動画と関連資料です。社内のナレッジが蓄積されたとても貴重なファイルがフォルダごとなくなっていました…。
一瞬、頭が真っ白になり、嫌な汗をかきましたが、すぐにSlackでチームメンバーに報告し、どうすべきか相談しました。
最終的にデータは戻ってこなかったのですが、チームでドライブを使っていく上で、とても大切な知識が身についたので、備忘録としてブログにまとめることにしました。
転んでもただでは起きません！
Google ドライブのファイルが突然消えたわけ
ドライブのファイルが突然消えた原因は、そのファイルのオーナーだったメンバーの離職にともない、該当のGoogle アカウントが削除されたことでした。
僕が管理していたスプレッドシートは、離職したメンバーが作成したもので、アカウント削除の際に、ファイルのオーナー権限を変更していなかったため、ファイルが完全に消えてしまったのです。
管理者は、ドライブのファイルのオーナーを変更することができます。たとえば、ある従業員が離職した場合、管理者はその従業員がオーナーになっているファイルのオーナー権限を他のユーザーに譲渡することができます。こうすることで、離職した従業員のアカウントを削除する前に、その従業員のファイルを保存しておくことができます。（https://support.google.com/a/answer/1247799?hl=ja より）
Googleドライブのファイルが消えないように対策できること
今後、同様の失敗をしないためにできることは次の2点です。
- 共有ドライブにファイルを保存する
- Google アカウントを削除する前にファイルのオーナー権限を変更する
特に「共有ドライブ」を利用してファイルを保存することは徹底しようと胸に誓いました。
ただし、これは、僕1人が実践するだけは防ぐことができない事故なので、社内ルール化してもらえるようにマネージャーにもお願いしました。
自分がオーナーならファイルは復元できる
なお、ドキュメントのオーナーがドライブのフォルダやファイルを削除した場合は、オーナーのゴミ箱から復元できます。
オーナー以外が削除した場合は、誰のゴミ箱にも入らない
ただし、オーナー以外の共有者が削除した場合は、そのフォルダやファイルは誰のゴミ箱にも入りません。
ファイルやフォルダを共有されているメンバーは、全員ファイルにアクセスできなくなりますが、オーナー（最初に作った人であることが多い）は、共有フォルダの「履歴」からファイルを開いてデータをレスキューすることができます。
オーナーがデータを復元させるために行う手順は次の通りです。
Google ドライブ＞詳細を表示＞履歴＞復元したいファイルを右クリックし＞コピーを作成
これで再度マイドライブにデータを保存することができます。
参照：
履歴とファイルの版を表示する - パソコン - Google ドライブ ヘルプ
まとめ
この記事では、突然消えたGoogle ドライブのフォルダやファイルの復元方法と対策をまとめました。
こちらの記事によると、2020年3月時点でG Suiteの導入企業は600万社を超えているとのこと。
これは恐らくグローバルの数字だと思いますが、弊社のように、情報システム部門がなく、なんとなくITの得意な方が管理を任されている企業も多いのではないでしょうか。
ルールが明文化され、徹底されていないと起こりがちな事案だと思います。
Google アカウントを削除する前に、そのアカウントを持っていたメンバーがオーナーになっているフォルダやファイルがないか、しっかり確認するようにしていきたいですね！
